オフィスワーク実務の集計を簡単にする方法の紹介です。
集計内容
- 収入印紙や切手の使用した枚数と金額を集計する。
- 部署別の場合や工事番号別の集計。
実際にあった集計方法の例
実際にあった集計方法に近い例です。
各部署から届く手書きの収入印紙の集計表をもとに、集計表に金額を入力します。金額と工事番号別に枠があり、使用した場合は工事番号の下に金額を入力します。
実際は、もっと多くの工事番号と収入印紙の金額がありました。手書きの集計表は廃止して、エクセルで作成し、データを送ってもらいたかったのですが対応不可能でした。新しい方法を導入しようとするとき、拒否する従業員は多いものです。
ピボットテーブルで簡単に集計する方法
各部署からエクセルデータの提供は無理だったので、手書きの集計表をもとに一覧表を作成してました。その作った一覧表をもとにピボットテーブルで集計してました。
一覧表を作成する。
作成例
注意点
セルの結合をすると、ピボットテーブルで集計できません。
ピボットテーブルで集計する
（１）一覧表内をアクティブに（選択）します。ここでの例では、セルB3等データの範囲内をクリックします。
（２）リボン ＞ テーブル ＞ピボットテーブル を選択します。
→「ピボットテーブルの作成」が表示されます。
（３）選択されている範囲を確認します。範囲は点線で囲まれます。
（４）ピボットテーブルレポートを配置する場所を選択し、「ＯＫ」をクリックします。ここでは、新規ワークシートの例です。
この例は、一番シンプルな方法です。ピボットテーブルでの範囲指定は、他にも方法があります。
（５）ピボットテーブルのフィールドより、集計する項目をボックスにドラックして設定します。
- 行：工事番号、金額
- 値：金額を２つ
このままの設定だと、金額の集計結果が2つとも同じです。
（６）値の設定を変更します。
金額の右端の下三角（▼）をクリックすると変更できます。
- 金額の1つ目：値のフィールドの設定をクリックし、「個数」に変更します。
- 金額の2つ目：値のフィールドの設定をクリックし、値のフィールド ＞ 表示形式 ＞ 数値もしくは通貨を選択します。
「２」の変更理由は、金額を見やすくするためです。桁区切りスタイル「,」で変更すると、データの更新後にもとの設定に戻ります。
設定後
以上で終わり。
参考・表示を変更する
- ピボットテーブルツール＞デザイン＞レイアウト＞レポートのレイアウト＞「表形式で表示」を選択します。
- ピボットテーブルツール＞デザイン＞ピボットテーブルスタイル＞「なし」を選択する。
上記の設定をすると、以下のようになります。
好みで変更してみよう。