エクセルで作成した売上等の集計表を受け取り、もっと効率よくできるなと思うことが多々あります。例えば次のような集計表。
売上の集計表の例
表中に取引先ごとの売上金額の合計を計算してあります。見やすくするためにだろうと思いますが、取引先と取引先の間に1行空白行を入れてあったりします。
このような集計表は意外に多いです。
このような集計はアウトラインの機能で簡単に集計できます。
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非効率なエクセルの集計方法
計算式はどんなものを設定しているのかというと、地味に四則演算の場合もあるし、SUM関数だけで集計している場合もあります。
設定されている計算式の例
色のあるセルに計算式が設定してあります。
計算式表示
取引先ごとにSUM関数で集計し、最終行に全体の集計をSUM関数を使用。
改善例その１・SOBTOTAL
SOBTOTALで集計可能。これよりも楽な方法があるので、私は使うことがほぼないです。
構文
SUBTOTAL（集計方法,範囲）
集計方法「９」は合計です。
改善例その１・空白行を削除してSUM関数
どうしてもSUM関数だけで集計したいのなら、取引先と取引先の空白行を削除すれば少し楽になります。
（１）取引先と取引先の空白行を削除します。
（２）集計結果を表示するセルを選択し、SUM関数を選択します。上の例の場合は、セルC７、セルC10、セル13です。
セルC7を選択し、SUM関数をクリックすると自動で以下のように表示されます。「Enter」キーを押して式を設定します。
（３）セルC10、セル13も同じくSUM関数で集計します。
（４）最終行の取引先の合計セルをクリックし、SUM関数を押すと自動で各取引先の合計セルが選択されます。「Enter」キーを押して式を設定します。
実際受け取るデータは、データ量がもっとあたりします。SUM関数で集計してくれていても、集計方法があっていないこともあります。なのでSUM関数やSUBTOTAL関数での集計結果は、正しいかのチェックがちょっと大変だったりします。
アウトラインの小計で簡単に集計する
アウトラインの小計を使うと簡単に集計できます。
（１）集計表の小計と合計の行を削除します。
データは上記のような状態でもらった方が楽だったりします。
（２）表中のセルを選択します。例えば、セルA4。
（３）リボン ＞ データ ＞ アウトライン ＞ 「小計」をクリックします。
→ 「集計の設定」が表示されます。
（４）以下の設定をして、「OK」をクリックします。
- グループの基準：取引先」
- 集計の方法：合計
- 集計するフィールド：売上金額
アウトラインの設定後
気になるなら、13行目と14行目に罫線の設定をします。
アウトラインの「２」をクリックすると集計行だけ表示されるので見やすい。
アウトラインのレベルは8段階まで設定可能。
この他の方法では、ピボットテーブルでも簡単に集計できます。